تعلم اسلوب الكتابه والمراسله
عندما تكتب
إننا عندما ننوي الكتابة إما رسالة أو مقالة أو عرض أو تقديم طلب لشركة أو غير ذلك نحتاج إلى بعض الملاحظات التي تفيدنا في تجنب الكثير من الأخطاء سواءا الأخطاء الإملائية أو أخطاء الكتابة وسرد الأفكار ...
عشرخطوات للتغلب على الانغلاق الذي قد يصيبك عندما تكتب
1- دوّن أي فكرة تطرأ على ذهنك في أي وقت تخطر ببالك
استخدم أي شئ يصلح للكتابة عندما تأتيك فكرة جيدة , وعليك أن لا تعتقد بأنك سوف تتذكر هذه الفكرة لاحقاً .
إن أي جملة أو عبارة أو كلمة أو رسم أو مخطط تكتبه سوف يساعدك عندما يقترب الوقت الذي لابد عليك أن تكتب فيه .
2- فكر في موضوعك بصوت مرتفع
تحدث عن موضوعك مع زميل أو قريب أو صديق , استعمل جهاز التسجيل لتسجيل ملاحظاتك على ماقد يقولونه . إن كتابة بعض الملاحظات على الورق سوف يساعدك في التغلب على مواجهة الصفحات البيضاء .
3- اكتب أفكاراً موجزة عن موضوعك
اكتب جواباً من جملة واحدة للأسئلة التالية :
ماهو الموضوع الذي أكتب عنه ؟
كيف أريد من القارئ أن يتصرف حياله ؟
مالذي يحتاج القارئ من معلومات حول الموضوع ليتجاوب مع ماأريد ؟
كيف أستطيع إقناع القارئ ؟
إن الإجابة على هذه الأسئلة سوف تشكل صلب التقرير الذي تكتبه عن الموضوع .
4- اكتب كأنك ترسل برقية للقارئ
تخيل أن القارئ خارج البلاد وأن عليك أن ترسل له برقية . وحيث أن أي كلمة ترسلها سوف تكلفك المزيد من المال فعليك أن تجعل رسالتك واضحة ومختصرة وقد تساعدك البرقية على تحديد النقاط المهمة التي تريد التركيز عليها في تقريرك .
5- جرب كأنك تجري مكالمة هاتفية مدتها ثلاث دقائق :
استعمل جهاز التسجيل وساعة توقيت وتخيل أنك تقوم بإعطاء تقريرك لشخص ما على الطرف الآخر خلال ثلاث دقائق أو أقل .
6- استعمل الإسلوب الصحفي في طرح الأسئلة
أجب على الأسئلة التالية : من ؟ ماذا ؟ أين ؟ متى ؟ وكيف ؟
ثم أعد ترتيب و صياغة أسئلتك لتصبح موجزاً تستطيع أن تنطلق منه .
7- اعمل خارطة من الأفكار الرئيسية - التي تريد تغطيتها - والتي تأتيك بشكل مفاجئ
لا تهتم بالترتيب الذي تنتابك فيه هذه الأفكار اكتبها كما ترد على ذهنك ,
وأفضل طريقة لعمل ذلك هو أن تكتب موضوعك الرئيسي في منتصف ورقة كبيرة
وأن تكتب الأفكار الرئيسية على خطوط تخرج من الموضوع الرئيسي في كافة الاتجاهات لا تحاول أن ترتب هذه الأفكار مبدئياً بل اتركها تنساب عفوياً .
8- اكتب المقدمة بعد أن تكون قد كتبت بقية الموضوع
إن المقدمة هي تنبيه لما سيجئ بعدها وحيث أن معظم الناس يقوم بتنقيح وإعادة ترتيب أفكارهم وهم يكتبون , لذا فإنه من الأفضل أن تقوم بكتابة المقدمة بعد أن تصبح قادراً على رؤية كل ماكتبته .
9- اكتب خاتمة حديثك أولاً
إذا قمت بكتابة الجملة أو المقطع أو الجزء الذي ستنهي به حديثك أولاً فإن هذا سيجعلك ترى بوضوح أكثر كيف ستقوم بترتيب نقاطك بحيث تؤدي إلى هذه الخاتمة . بإمكانك فيما بعد أن تقوم بتنقيحها إذا دعت الحاجة .
10- لا تحاول أن تكتب أحسن مالديك من المرة الأولى
إن هدفك الأول هو وضع أفكارك وآرائك على الورق بغض النظر عن الكلمات التي تختارها أو التراكيب التي تستعملها أو الأخطاء الإملائية التي قد ترتكبها . إن تصحيح صياغتك للكلام سوف يأتي لاحقاً . اكتب أفكارك أولاً ثم عالج إسلوبك .
عدة طرق لتحسين إسلوبك في المراسلة
1- اسأل نفسك : هل لو كنت أتحدث سأقول ذات الكلام الذي كتبته ؟
اقرأ ما كتبت بصوت مرتفع إذا أحسست أنه ملئ باللغو ومصطنع فإنه كذلك !!
2- كن مقتصداً في كتابتك
لا تستعمل عبارات مطولة في إذا كانت كلمة واحدة تفي بالغرض .
لماذا تقول في هذه اللحظة من الزمن بينما تستطيع أن تستعمل الآن .
3- لا تلجأ إلى استعمال جمل طويلة ومعقدة بوصل جملة بعد الأخرى باستعمالك حرف العطف واو
لا تكتب أنا مسجل في الجامعة لأدرس إدارة أعمال وسوف أتخرج بشهادة الماجستير في العلوم الإدارية في تموز , وأنا أرغب في العمل في شركتكم
أعط القارئ فسحة للتوقف فاكتب بدلاً من ذلك : أنا مسجل في الجامعة لأدرس إدارة الأعمال .
سوف أتخرج من الجامعة في تموز بعد حصولي على درجة الماجستير في إدارة الأعمال وأرغب في العمل في شركتكم .
4- استعمل كلمات وعبارات قوية لخلق صور ذهنية موحية لدى القارئ
وعندما تقول للقارئ أنك تعالج موضوعاً ما فإن هذا التعبير سوف يثير في مخيلته صورة الطبيب وهو يعالج المريض .
5- اكتب بصيغة أنت وليس بصيغة أنا
ضع نفسك في مكان القارئ وركز على أهدافه واهتماماته بدلاً من التركيز على ذاتك .
فمثلاً عندما تكتب طلب توظيف اذكر ماذا يمكن أن تضيفه في سبيل تحقيق أهداف الشركة ولا تذكر ماتتوقع أن تقدمه لك الشركة من مميزات .
6- انتبه للاستعمال الصحيح لألقاب ومراكز الذين تخاطبهم
إذا كان قارئك يتمتع بلقب أو مركز استعمل هذا اللقب عند مخاطبتك له , إن الناس عادة مايكونون يفخرون بإنجازاتهم المهنية وغالباً ما يتجاوبون مع الأشخاص الذين يخاطبونهم بها .
7- استعمل لغة مفعمة بالود .
8- تجنب استعمال التعابير المستهلكة .
9- استعمل أمثلة محددة تساعدك على جعل طرحك أكثر قوة .
فبدلاً من أن تقول أنك مؤهل بشكل جيد للوظيفة , اذكر الدورات أو خبرات العمل التي تتميز بها وتجعلك مؤهلاً للوظيفة .
******************
اتمنى للجميع الاستفادة من هذه النقاط ,,,
